JPK dla małych i mikroprzedsiębiorstw

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) - Narzędzie do wspomagania obsługi

Tworzenie plików JPK

Tworzenie pliku JPK odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku Utwórz JPK z głównego paska menu aplikacji, w momencie gdy aktywna zakładka zawiera listę dokumentów:

  • dowodów zakupu i sprzedaży dla struktury JPK_VAT
  • dokumentów sprzedaży (faktury) dla struktury JPK_FA
  • dokumentów magazynowych dla struktury JPK_MAG.

W poniższym przypadku zostanie utworzony plik JPK zgodny ze strukturą JPK_VAT.

Po naciśnięciu przycisku następuje sprawdzenie poprawności wprowadzonych dokumentów, by było możliwe utworzenie pliku JPK lista dokumentów musi spełniać następujące warunki:

  • lista nie może być pusta (wyjątek to struktura JPK_VAT, gdzie można tworzyć odpowiedniki pustych deklaracji)
  • wszystkie dokumenty na liście muszą być poprawne (nie są oznaczone czerwonym kolorem)
  • dokumenty magazynowe i faktury muszą zawierać pozycje
  • żaden z dokumentów listy nie może być edytowany(nie jest zaznaczony na różowo).

Funkcjonalność podstawowa JPKOnline dla struktury JPK_VAT od 1 stycznia 2018r.

Pola Data okresu od i Data okresu do muszą być ustawione na początek i koniec okresu, za który tworzony jest dany plik JPK. Następnie należy podać, ile razy wcześniej wysłano plik JPK do Ministerstwa Finansów, dla pierwszego złożenia będzie to wartość 0, dla pierwszej korekty wartość 1, dla drugiej korekty wartość 2 itd. Pole Nazwa systemu jest uzupełniane na podstawie danych wpisanych w dane podmiotu, zmienić je należy tylko w przypadku importu danych z innego systemu niż zadeklarowany w danych podmiotu.

Wpisane wszystkie dane, co dalej?

Funkcjonalność podstawowa JPKOnline dla pozostałych struktur

Aplikacja dopuszcza tworzenie pliku JPK z dokumentów zawierających niespójności (oznaczonych na żółto) i taki plik przejdzie sprawdzenie struktury pod kątem zgodności z wymaganiami JPK. Jeżeli lista dokumentów jest poprawna, program wyświetli następujące okno:

Pola zaznaczone na czerwono muszą być uzupełnione by tworzenie pliku JPK mogło się rozpocząć. Część pól jest uzupełniona wartościami domyślnymi.

Pole Cel złożenia dla struktur JPK_MAG i JPK_FA musi być ustawione na wartość Złożenie JPK dla struktury JPK_VAT można pole ustawić zgodnie z rzeczywistością, czyli złożenie albo korekta w zależności od sytuacji.

Pola Data okresu od i Data okresu do muszą być ustawione na początek i koniec okresu, za który tworzony jest dany plik JPK.

Pole Urząd Skarbowy należy ustawić na Urząd Skarbowy pod który podlega podmiot (Użytkownik) tworzący plik JPK. Domyślnie podpowiada się urząd wpisany wcześniej w Dane podmiotu. Wybór US odbywa się z lisy rozwijanej, Użytkownik musi wybrać urząd pod który podlega:

Dla ułatwienia wyboru właściwego urzędu Użytkownik ma możliwość wyszukiwania właściwego urzędu po nazwie jak na rysunku powyżej:

Pole Domyślna waluta oznacza w jakiej walucie są wpisane wartości w dokumentach na liście (oprócz kwot podatków które są zawsze w złotówkach), pole jest ustawiane w zależności od ustawienia opcji Domyślna waluta:

  • dla ustawienia PLN, wpisany zostanie złoty polski
  • dla ustawienia inna niż PLN, wpisane zostanie euro.

Na rysunku powyżej pokazane zostały wszystkie możliwości wyboru waluty w programie, lista została ograniczona do najczęściej spotykanych walut.

Pole Magazyn zachowuje się różnie w zależności od rodzaju tworzonej struktury.

Dla struktur JPK_FA i JPK_VAT pole to musi być puste, w przeciwnym razie pole zostanie oznaczone jako nieprawidłowe a wystawienie pliku JPK będzie niemożliwe:

Dla struktury JPK_MAG pole musi być wypełnione nazwą (kodem) magazynu dla którego tworzona jest struktura. W przeciwnym przypadku pole zostanie oznaczone jako nieprawidłowe a wystawienie pliku JPK będzie niemożliwe:

Poniżej przedstawiony jest prawidłowo wypełniony przykład tworzenia pliku JPK dla struktury JPK_MAG, pole Magazyn jest wypełnione a przycisk Utwórz plik JPK odblokowany:

Poniżej przedstawiony jest prawidłowo wypełniony przykład tworzenia pliku JPK dla struktury JPK_FA lub JPK_VAT, pole Magazyn jest puste a przycisk Utwórz plik JPK odblokowany:

Pole wyboru Uwzględnij zakupy (tylko JPK_FA) ma zastosowanie tylko przy tworzeniu struktury JPK_FA i informuje ono czy faktury zdefiniowane jako zakupowe mają znaleźć się w tworzonym pliku JPK. Ministerstwo Finansów na ten moment nie wymaga składania faktur zakupowych w strukturze JPK_FA. Aktualnie opcja ta umożliwa po prostu ewidencję zakupów w postaci elektronicznej, została dodana z myślą o Użytkownikach którzy chcą prowadzić całą ewidencję za pomocją aplikacji JPKOnline.

Naciśnięcie przycisku Zamknij okno zamknie okno bez tworzenia pliku JPK.

Naciśnięcie przyciskuUtwórz plik JPK spowoduje wygenerowanie pliku JPK dla danego okna (w zależności od ilości danych i parametrów technicznych komputera może to zająć od kilku sekund do kilku minut), naztępnie Użytkownik zostanie poproszony o podanie nazwy pliku dla nowo utworzonej struktury (krok można pominąć, wtedy aplikacjia zaproponuje własną nazwę).

Po utworzeniu każdego pliku JPK, jest on sprawdzany ze strukturą wzorcową Ministerstwa Finansów. Jeżeli sprawdzenie przebiegło pomyślnie, ukaże się następujący komunikat:

W przeciwnym przypadku Użytkownik zostanie poinformowany o błędach w sprawdzeniu specjalnym komunikatem:

Mimo błędów poprawności plik JPK również zostanie stworzony, tak aby korzystając z wygenerowanego pliku oraz pliku z komunikatami błędów było możliwe dokładne określenie miejsca, w którym znajdują sie nieprawidłowe dane a następnie poprawienie ich.

Funkcjonalność rozszerzona JPKOnline+

Okno dla struktury JPK_VAT od 1 stycznia 2018r.

Okno dla pozostałych struktur.

W wersji JPKOnline+ Użytkownik otrzymuje dodatkowo możliwość zapisu utworzonego pliku JPK do chmury. Po zaznaczeniu pola Zapis do chmury aplikacja prześle plik do chmury Użytkownika i poinformuje o tym fakcie odpowiednim komunikatem. Plikami w chmurze można zarządzać poprzez listę.

Funkcjonalność rozszerzona JPKOnline+B

W wersji JPKOnline+B Użytkownik otrzymuje możliwość tworzenia plików JPK dla obsługiwanych przez siebie kontrahentów. Kontrahentami zarządza się poprzez odpowiednią listę.

Okno dla struktury JPK_VAT od 1 stycznia 2018r.

Okno dla pozostałych struktur.

Przy tworzeniu pliku w tej wersji Użytkownik dodatkowo musi wybrać kontrahenta, którego dane znajdą się w pliku.

Na rozwijanej liście znajdują się wcześniej wprowadzeni kontrahenci, bez wprowadzenia kontrahenta stworzenie pliku JPK będzie niemożliwe.

Pole Urząd Skarbowy uzupełni się samo na podstawie wcześniej wprowadzonych danych kontrahenta.

Okna tworzenia pliku JPK dla innych struktur

Struktura JPK_PKPIR

Tworzenie struktury JPK_PKPIR przebiega na podobnych zasadach jak pozostałe struktury, różnicą jest obowiązek uzupełnienia dodatkowych pól jak na rysunku poniżej:

Dodatkowe pola zostaną uzupełnione na podstawie wprowadzonych danych do ewidencji JPK_PKPIR, Użytkownik powinien sprawdzić czy automatyczne wyliczenia pokrywają się z rzeczywistością.

Powyżej przykład prawidłowo wypełnionego okna tworzenia pliku JPK dla struktury JPK_PKPIR

Struktura JPK_WB

Tworzenie struktury JPK_WB przebiega na podobnych zasadach jak pozostałe struktury, różnicą jest obowiązek uzupełnienia dodatkowych pól jak na rysunku poniżej:

Pola Saldo początkowe i Saldo końcowe są uzupełniane na podstawie pozycji wyciągu bankowego, Użytkownik powinien sprawdzić czy automatyczne wyliczenia pokrywają się z rzeczywistością. Pole Rachunek bankowy powinno zawierać numer IBAN rachunku, dla którego tworzona jest struktura JPK_WB

Format pola Rachunek bankowy jest narzucony przez Ministerstwo Finansów i powinien się składać z dwóch liter na początku rachunku, następnie dwóch cyfr a po nich musi wystąpić od 10 do 30 znaków alfanumerycznych (cyfry lub litery).

Powyżej przykład prawidłowo wypełnionego okna tworzenia pliku JPK dla struktury JPK_WB.

Oba okna (dla struktur JPK_PKPIR, JPK_WB) zachowują funkcjonalność dla wersji JPKOnline+ (zapis do chmury) i JPKOnline+B (zapis do chmury i wybór podmiotu).

Powrót do tematów pomocy systemu JPKOnline.

Zapraszamy do zadawania pytań: bok@jpkonline.pl