JPK dla małych i mikroprzedsiębiorstw

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) - Narzędzie do wspomagania obsługi

Okno edycji faktury dla ewidencji JPK_FA

Na skróty

Dodawanie pozycji do faktury
Utworzenie nowej korekty faktury
Utworzenie nowej faktury zaliczkowej
Pozycje zwolnione z podatku, przypadki specjalne

Okno edycji faktury dla ewidencji JPK_FA pojawia się w przypadku:

  • Tworzenia nowej faktury z listy faktur poprzez naciśnięcie przycisku Nowy z głównego menu aplikacji.
  • Edycji istniejącej faktury z listy poprzez wybranie określonej faktury i naciśnięcie przycisku Edytuj lub podwójne kliknięcie na wybranej fakturze z listy.

Nowa faktura przedstawia się jak na rysunku poniżej:

Na nowej fakturze część danych jest wpisana, są to dane sprzedawcy i pobierane są z wcześniej wpisanych danych podmiotu. Użytkownik powinien uzupełnić pozostałe dane dokumentu w zgodzie z rzeczywistością. W wersja JPKOnline+B dane uzupełnią się automatycznie po uprzednim wybraniu domyślnego podmiotu, wiecej o tej operacji tutaj.

Aplikacja umożliwia ewidencję faktur zakupu, zaznaczenie pola Faktura zakupowa spowoduje, że program będzie traktował taką fakturę jako zakup. Dla faktury zakupowej automatycznie uzupełni się nabywca, natomiast to sprzedawca będzie do samodzielniego wypełnienia.

Sekcja Dane podstawowe zawiera dane wpływające na dokument i pozycje zgodne z wymaganiami Ministerstwa Finansów dla struktury JPK_FA. Na rysunku poniżej widoczne są możliwości wyboru pola Rodzaj faktury:

Do ustawienia są następujące mozliwości:

  • Faktura VAT - do ustawienia przez Użytkownika w przypadku zwykłej sprzedaży
  • Korekta faktury VAT - do ustawienia przez Użytkownika w przypadku korekty
  • Faktura zaliczkowa - do ustawienia przez Użytkownika w przypadku zaliczki
  • Faktura nie spełniająca powyższych kryteriów - ten rodzaj dokumentu ustawi się samodzielnie, gdy jakakolwiek pozycja faktury będzie zwolniona z podatku, nie podlegająca opodatkowaniu lub odwrotnie obciążona.

Pola NIP muszą spełniać wymagania odnośnie formatu (10 cyfr) i jeżeli wpisane w pola NIP wartości nie są zgodne z formatem, Użytkownik zostanie o tym poinformowany:

W przypadku sprzedaży do kontrahenta zagraniczniego, pole należy pozostawić puste.

Na pierwszej zakładce znajdują się również dwa przyciski, mające za zadanie ułatwienie wpisywania danych związanych z kontrahentem.

Przycisk Wstaw kontrahenta spowoduje wyświetlenie okna z listą wcześniej zdefiniowanych kontrahentów:

Na wyświetlonym oknie można zaznaczyć dowolnego z wprowadzonych wcześniej kontrahentów i po naciśnięciu przycisku Wybierz kontrahenta lub dwukrotnym kliknięciu na kontrahencie, na oknie dowodu zostaną uzupełnione pola dotyczące kontrahenta.

Przycisk Zapisz kontrahenta umożliwia zapisanie w chmurze kontrahenta na podstawie danych wpisanych do pól Nazwa, Adres i Nip. Dane wpisane do tych pól muszą być prawidłowe (żadne pole nie może być podświetlone na czerwono), w przypadku gdy istnieje już w chmurze kontrahent o takim numerze Nip, zapis nie powiedzie się.

Część danych do wpisywania znajduje się na zakładce Dane dodatkowe są to najcześciej dane dotyczące rzadziej spotykanych przypadków wymaganych do opisania przez Ministerstwo Finansów.

Dane dotyczące przedstawiciela podatkowego są dostępne do wypełnienia po zaznaczeniu odpowiedniego pola w sekcji Przedstawiciel podatkowy. Po zaznaczeniu aplikacja zaznaczy na czerwono pola, które należy wypełnić:

Wszytkie trzy pola dotyczące przedstawiciela muszą być wypełnione. Program będzie informował, których pól jeszcze brakuje:

Poniżej przykład prawidłowo wypełnionych danych przedstwiciela podatkowego:

Analogicznie przedstawia się sytuacja w przypadku danych komornika. Po zaznaczeniu odpowieniej opcji, należy wpisać wszystkie wymagane dane dla opisanej sytuacji:

Poniżej przykład częściowo wypełnionych danych, program informuje o brakujących polach:

Poniżej przykład prawidłowo wypełnionych danych komornika lub organu egzekucyjnego:

Wypełnianie danych dotyczących wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu należy rozpocząć od wpisania daty dopuszczenia do użytku takiego środka transportu:

Wpisane tej daty spowoduje, że aplikacja będzie się spodziewać uzupełnienia któregoś z pól dodatkowych:

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowego środka transportu wystarczy wpisać jedno z pól informujących o przebiegu, nie trzeba uzupełniać obu, jak widać na powyższym rysunku.

W momencie kiedy Użytkownik uzupełni prawidłowo wszystkie dane podstawowe i dodatkowe, zakładka Dane postawowe powinna wyglądać następująco (lub podobnie):

Czerwone obramowanie wokół napisu Błąd na pozycjach dokumentu informuje o potencjalnych problemach z pozycjami dokumentu. Dokładna informacja pojawi się po nakierowaniu kursora na wspomniany napis, gdzie ukaże się podpowiedź o jaki problem chodzi. W tym przypadku Użytkownik jest informowany o braku pozycji na dokumencie, w momencie gdy zostaną prawidłowo dane podstawowe (i dodatkowe) zakładka Pozycje dokumentu zostanie odblokowana (jak na rysunku poniżej):

Zakładka z pozycjami dokumentu na nowym dokumencie prezentuje się następująco:

Rozpoczęcie dodawania pozycji dokumentu jest możliwe poprzez dwukrotne kliknięcie pustej pozycji dokumentu lub zaznaczenie pustej pozycji i naciśnięcie klawisza ENTER. Po wykonaniu którejś z opisanych czynności, aplikacja będzie wyglądać taj jak poniżej:

Przy dodawaniu nowej pozycji część danych uzupełnia się automatycznie:

  • Ilość - ustawiana na 1
  • Jednostka - ustawiana na sztuki
  • Stawka podatku - ustawiana na stawkę podstawową

Każdą wpisaną wartość można zmienić (lub uzupełnić) przeskakując do niej klawiszem TAB lub kilkając lewym przyciskiem myszy w daną kolumnę z wartością.

Aplikacja JPKOnline umożliwia wyliczanie wartości pozycji w wartościach brutto lub netto. Przeliczenie wartości pozycji według ceny netto odbywa się poprzez wpisanie ceny jednostkowej netto w odpowiednie pole: (cena jednostkowa brutto musi pozostać zerowa)

Program automatycznie wyliczy wartość pozycji netto na podstawie ceny jednostkowej i ilości a natępnie wyliczy wartość brutto pozycji korzystając z wypełnionej stawki podatku jak na rysunku poniżej.

Przeliczenie wartości pozycji według cen brutto odbywa się poprzez ominięcie pola cena jednostkowa netto (w tym polu musi znaleźć się wartość zerowa) i wpisanie ceny jednostkowej brutto w odpowiednie pole:

Program rozpozna przeliczanie pozycji według cen brutto i na podstawie wpisanej wartości, ilości i stawki podatku, wyliczy pozostałe kwoty:

Usuwanie wpisanych pozycji faktury jest możliwe poprzez zaznaczenie pozycji przyciskiem myszy (pozycja powinna być wtedy zaznaczona na niebiesko) i wciśnięcie klawisza DELETE. Użytkownik zostanie poproszony o potwierdzenie operacji:

Stawkę podatku na inną niż podstawowa zmienia się poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy wartości w kolumnie podatek, rozwinięcie listy z rodzajami stawek i wybranie właściwej:

Wybranie właściwej stawki odbywa się przez kliknięcie odpowiedniej pozycji z listy rozwijanej:

Po zmianie stawki podatku pozycja przelicza się adekwatnie do sposoby wyliczania (od ceny netto lub brutto).

Użytkownik może w dowolnym momencie zakończyć edycję kolumny wciskając klawisz ENTER, kolejne wciśnięcię klawisza ENTER spowoduje zakończenie edycji wiersza i przeskok do nowej pustej linii:

Kolejne wcisnięcie klawisza ENTER utworzy nową pozycję z usupełnionymi wartościami domyślnymi:

Na powyższym rysunku zaprezentowany jest przykład z dwiema pozycjami o różnych stawkach podatku VAT. Program automatycznie wylicza sumę podatku VAT w zależności od rodzaju podatku. Ważnym elementem wyliczania jest określenie sposobu wyliczania podatku w ustawieniach głównych aplikacji. Ważne jest by Użytkownik ustawił sposób wyliczania podtaku na taki sam jaki jest ustawiony w jego programie fakturującym. Do wyboru są ustawienia:

  • podatek liczony od stopki (domyślne)
  • podatek liczony po pozycjach

Na rysunku poniżej jest zaprezentowane wyliczenie kwot netto i podatków na podstawie danych z powyższego rysunku. Kwoty netto znajdują się w odpowiednich polach, jak i również kwoty podatku. W polu Kwota należności ogółem (na samym dole) zawsze będzie się znajdować łączna wartość brutto:

Powyższy rysunek prezentuje przykłądowy prawidłowo wypełniony dokument sprzedaży.

Korekta faktury

Wpisywanie korekty faktury VAT Użytkownik powinien rozpocząc od wpisania numeru dokumentu, a następnie ustawienie w polu Rodzaj faktury wartości Korekta faktury VAT jak na rysunku poniżej.

Wybranie korekty jako rodzaju faktury powoduje, że Użytkownik musi wypełnić dodatkowe pola na zakładce Dane dodatkowe:

Dla potrzeb struktury JPK_FA wszystkie trzy zaznaczone na czerwono pola muszą być wypełnione.

Pole Okres do którego odnosi się korekta jest traktowane w sposob specjalny, format tego pola wymaga podania daty w formacie mm-yyyy (miesiąc-rok cyframi) lub wpisaniu słowa Brak w przypadku kiedy określenie okresu nie jest możliwe.

Poniżej znajduje się przykład z prawidłowo wypełnionymi danymi:

Dodawanie pozycji na korekcie faktury jest podobne do dodawania pozycji na fakturze. Rożnica polega na wpisywaniu tylko i wyłącznie różnic w ilościach i wartościach z dokumentu korekty. Użytkownik musi (jeśli nie jest wyszczególniona na korekcie) samodzielnie wyliczyć i wpisać w pozycje różnice między wartością błędną a poprawną w ilości i wartości.

Powyższy rysunek zawiera dwa przypadki:

  • pozycja pierwsza to korekta wartościowa (jedyny przypadek kiedy w kolumnę ilość można wpisać wartość 0) gdzie korygowana jest tylko i wyłącznie wartość pozycji
  • pozycja druga to korekta ilościowa (jedyny przypadek kiedy w kolumnę ilość można wpisać wartość ujemną) gdziie korygowana jest ilość i wartość pozycji wyliczona na podstawie wpisanej ceny jednostkowej.

Faktura zaliczkowa

Fakturę zaliczkową tworzy się w sposób podobny jak zwykłą fakturę VAT, różnica polega na ustawieniu rodzaju faktury na wartość Faktura zaliczkowa:

Ustawienie rodzaju na wyżej wymienioną wartość, spowoduje następujące zmiany na zakładce Dane dodatkowe:

Pola w sekcji dotyczącej zaliczki zostaną oznaczone jako niespójne, jednakże Użytkowniki nie musi uzupełniać ich samodzielnie. Wystarczy dodać pozycje na zakładce pozycje dokumentu jak na rysunku poniżej:

Po dodaniu pozycji zaliczkowej, aplikacja automatycznie uzupełni wymagane pola na zakładce Dane dodatkowe:

Samo dodanie pozycji wystaczy by tostały wypełnione wszystkie pola dotyczące zaliczki wymagane przez strukturę JPK_FA.

Pozycje zwolnione z podatku, przypadki specjalne

W sytuacji gdy należy wprowadzić pozycję zwolnioną z podatku, dokonać tego należy poprzez ustawienie stawki zw. na pozycji dokumentu:

Program rozpozna ustawioną stawkę prodatki i dokona adekwatnych zmian na pierwszej i drugiej zakładce dokumentu. Po pierwsze na zakładce danych podstawowych rodzaj faktury zostanie ustawiony na Faktura nie spełniająca powyższych warunków:

Po drugie na zakładce danych dodatkowych zostaną zaznaczone pola, które należy wypełnić zgodnie z wymogami struktury JPK_FA:

Wystarczy uzupełnić jedno z trzech zaznaczonych na czerwono pól, by dokument został uznany za poprawny.

Program obsługuje również faktury VAT marża, aby to osiągnąć wystarczy zaznaczyć pole Faktura VAT marża i uzupełnić z rozwijanego pola Procedura marży przypadek odpowiadający wpisywanej fakturze, co spowoduje, że pozycje dokumentu będa wpisywane w sposób adekwatny i zgodny ze strukturą JPK_FA. Program zachowa się identycznie w przypadku zaznaczenie pola Usługi dla turystyki.

W trybie faktury VAT marża, na Użytkowniku spoczywa obwiązek poprawnego wpisania ilości, ceny jednostkowej brutto i wartości brutto, pozostałe kolumny będą ignorowane a stawka będzie zawsze pusta jak na obrazku poniżej.

Przypadki specjalne: pozycja nie podlegająca opodatkowaniu, pozycja odwrotnie obciążona. Aktualna wersja struktury JPK_FA nie przewiduje tych stawek, jednak Ministerstwo Finansów wydało zalecenia do raportowania w pliku JPK kwot pozycji oznaczonych tymi stawkami program umożliwia ich wprowadzenie tych stawek, odpowiednie zaraportowanie w pliku JPK. Dodatkowo podczas tworzenia pliku JPK_FA wprowadzone powyższe stawki są zastępowane w sposób taki by wygenerował się prawidłowy plik.

Na poniższym rysunku zaprezentowany jest przykład wyglądu pierwszej zakładki dokumentu przy prawidłowym wprowadzeniu danych. Brak czerwonego lub pomarańczowego koloru oznacza że dokument powinien bez problemu znaleźć się w generowanym pliku JPK.

Powrót do tematów pomocy systemu JPKOnline.

Zapraszamy do zadawania pytań: bok@jpkonline.pl